خدمات إدارة وأرشفة وتخزين الوثائق الرسمية الورقية والرقمية

نبذة عن شركة البدع للمخازن:

شركة البدع للمخازن تأسست في عام 2016 وهي شركة قطرية 100%, ومنذ تأسسيها كان لها دوراً فعال على المستوى المحلي في خلق مناخ تنافسي واستراتيجي مميز من ناحية تقديم الحلول والخدمات اللوجستية المبتكرة للعملاء والتي تركز بشكل اساسي على حفظ وإدارة وارشفة المستندات والملفات الورقية والرقمية ضمن بيئة ملائمة مع مراعاة أمان وسرية المعلومات بآن واحد . كما تقدم شركة البدع للمخازن مجموعة متميزة ومتنوعة من الخدمات التي تلبي  تطلعات العملاء والسوق المحلي معاً مما أدى إلى ترسيخ سجل حافل بالانجازات والتي كان لها الاثر في إزدهار الشركة سريعاً على مدى السنوات السابقة.

رؤيتنا:

أن تكون شركة البدع للمخازن الشريك المتخصص في تقديم خدمات حفظ وإدارة و أرشفة المستندات والملفات الورقية والرقمية لمؤسسات وشركات القطاع العام والخاص في قطر.

 رسالتنا:

تقديم الحلول والخدمات المبتكرة لعملائنا من خلال تقديم مجموعة خدمات تنافسية باستخدام أحدث الانظمة المتبعة و وفق المعايير الدولية مع الإلتزام الكامل بالمسؤولية والنزاهة في العمل.

 قيمنا الجوهرية:

• روح الانتماء عبر تعزيز الالتزام مع العملاء لتحقيق الاهداف المرجوة.
• النزاهة والشفافية بالعمل من خلال التعامل بمهنية ومصداقية
• التميز حيث نعمل لتطوير خدماتنا باستمرار لنصنع فرقاً واضحا ً في جودة الخدمات المقدمة
• الارتقاء بالجودة وفق معايير التحكم في الجودة بالتوازي مع تطوير باقي خدماتها لضمان ولاء العملاء لدينا.
• روح الفريق الواحد حيث نعمل معاً على كافة المستويات لضمان تحقيق الأهداف الاستراتيجية للبدع للمخازن بكفاءة عالية.

اهمية خدمات ادارة وحفظ وأرشفة المعلومات والسجلات الورقية والالكترونية:

تعتبر عملية إدارة وحفظ الوثائق والمعلومات من مقومات النجاح والتطوير في الشركات والمؤسسات ، حيث تمتاز مراكز الأرشيف والتخزين بسرعة التضخم الورقي الهائل والذي يتفاقم نتيجة النشاط البشري المتزايد في المؤسسات والشركات ، فإن عملية إدارة وأرشفة وتخزين المعلومات والسجلات الورقية والالكترونية هي الأداة الفعالة في تسيير الاعمال المختلفة بين الإدارات داخل وخارج المؤسسة. كما تعتبر مراكز الأرشيف مرجعاً هاما ً للاستفادة من محتواها المعلوماتي في اتخاذ القرارت وبناء السياسات المستقبلية وتأسيس بنية معلوماتية كاملة لكل مؤسسة على حدى .

ونظرا لأهمية الوثائق الارشيفية سواء أكانت ذات اهمية ادارية او قانونية أو مالية او حقوق ملكية فكرية وتنوع ايضا المستفيدين منها بالإضافة الى ضرورة سرعة توفيرها بدقة عند الطلب وتتبع البريد الصادر والوارد للمؤسسة ، فلابد من توفير بيئة ملائمة لعملية إدارة وحفظ وأرشفة وتخزين المعلومات والسجلات الورقية والالكترونية من خلال منشآت متخصصة بالتخزين ومزودة بالاجراءات التنظيمية واعلى المواصفات وفق المعايير العالمية في عمليات ادارة ومراقبة السجلات بكفاءة عالية تضمن سرية وأمن المعلومات .

الخدمات الخاصة بادارة وحفظ وأرشفة المعلومات والسجلات الورقية والالكترونية:

1. حفظ وإدارة وأرشفة وتخزين المعلومات والسجلات الورقية:

تقديم حلول مناسبة لحفظ وإدارة و أرشفة وتخزين المعلومات و السجلات الورقية وجعل المعلومات الأرشيفية تنتقل بسهولة بين مختلف الوحدات الأرشيفية . إضافة الى خدمات نظام ادارة المستندات و المعلومات لتسهيل طلب الملفات واعادة تخزينها وعرض تقارير تفصيلية من قبل المستفيدين بمستوى صلاحيات مختلفة حسب الطلب. وتتم هذه الخدمة وفق اعلى مستويات الامان و الحماية لضمان التوافق مع متطلبات تطبيق معيار الجودة ISO 9001:2015 الخاص بإنشاء وادارة ومراقبة السجلات المطبق في المؤسسات والشركات.

2. حفظ واسترجاع بيانات وسائط تخزين المعلومات الاحتياطية:

تقديم خدمات ادارة واسترجاع اقراص البيانات و المعلومات بشكل سهل وفق اجراءات امنة وميسرة في وقت يتناسب مع احتياجات العميل الدورية او الاحتياجات الخاصة والفورية حيث يتم تخزين الاقراص الصلبة و وسائط تخزين المعلومات الاحتياطية بجميع أنواعها سواء أقراص ممغنطة أو أشرطة المراقبة في خزائن / غرف مضادة للحريق و تدار بسرية تامة . وتأتي هذه الخدمة لضمان التوافق مع متطلبات تطبيق معيار الجودة ISO27001 الخاص بادارة امن وسلامة المعلومات المطبقة في المؤسسات والشركات.

3. خدمات المسح الضوئي للملفات و المستندات الورقية والارشفة الرقمية:

تقديم حلول متكاملة لتنظيم وفهرسة وارشفة المستندات والمعاملات اليومية من خلال المسح الضوئي والارشفة الرقمية وفق احتياجات المؤسسات والشركات من خلال تطبيق نظام إدارة المستندات الذي يمكن المؤسسات والشركات من تبادل الملفات داخل المنظمة وافرعها الخارجية ان وجد وفق الصلاحيات المتاحة لكل قسم بدون تداخل العمل وتسهيل البحث عن المستندات سواء كان بهدف الاطلاع او التعديل اوالحذف أو الاضافة الجديدة لملف معين مما يزيد من الكفاءة والفاعلية بتوفير المستند / الملف في ثواني معدودة دون الحاجة إلى ملفات ورقية.

4. خدمة الاتلاف الامن للوثائق والملفات والمستندات الورقية:

تقديم خدمات الاتلاف الامن للمستندات و الوثائق الورقية عديمة القيمة باساليب ملائمة لطبيعتها حيث يتم إعداد نموذج خاص بالإتلاف يحتوي على وصف شامل للوثائق مع ضمان عدم تسريب الوثائق .  كما نشير هنا الى الاستفادة العظمى من هذه المرحلة من خلال عملية تدوير مخلفات الاتلاف بالتعاون مع شركاؤنا كما يتم توفير خدمة الاتلاف في مواقع العملاء او في مواقعنا الخاصة كما نقدم المساعدة في اعداد اللوائح و السياسات التنظيمية لهذه العملية وفق ضوابط وقوانين الدولة.

5. توفير استشارات وكفاءات متخصصة في إدارة السجلات والمستندات والأرشيف:

تقديم خدمات الاستعانة بمصادر خارجية والتي تتمثل في اعارة كفاءات متخصصة لفترات زمنية محددة وفق احتياجات المؤسسات والشركات بهدف تقديم المساعدة وتنفيذ الاعمال المرتبطة بعمليات ادارة ومتابعة وحفظ السجلات والمستندات وفق الاحتياجات. كما يتم تقديم خدمات استشارية متخصصة في إدارة منشأت حفظ الملفات الورقية ؛ ويُمكننا مساعدة العميل في تصميم منشاته الخاصة أو إعادة تصميمها بهدف الاستغلال الامثل والاستفادة من المساحة وتطبيق أفضل معايير الأمن والسلامة.

تواصل معنا